プレスリリースの書き方と出し方｜中小企業が取材につなげるための準備

記者の目に留まるかどうかは、会社の大きさより「ニュースになる切り口」で変わります。

中小企業のプレスリリースでも、地域や業界にとって意味のある話なら、取材につながる可能性があります。

書き方の軸は、自社の宣伝ではなく「誰にとって、なぜ今、意味があるのか」。掲載するかどうかは媒体が決めるので、出した後は自社サイトやSNSでも活かします。

題材の見つけ方、基本の構成、出し方の選択肢、送る前のチェックリストを、最初の一本の準備に役立ててください。

ニュースになりうる題材の見つけ方

記者が探しているのは、読者や視聴者にとって意味のある話です。

「新商品を発売しました」だけでは、宣伝との違いが伝わりません。

「誰の、どんな困りごとが、どう変わるのか」まで書けると、ニュースとして検討してもらいやすくなります。

ニュースになりやすい要素

• 新しさ：地域や業界で、これまでになかった取り組み
• 地域性：地元の課題や行事、商店街や学校とのつながり
• 社会の関心：人手不足、事業承継、環境への配慮など、いま注目されている話題とのつながり
• 意外性：町工場が一般向けの商品をつくる、など意外な組み合わせ
• 人の物語：創業のきっかけ、職人の挑戦、若手の育成

社内で題材を探すための質問

次の質問を社内で投げかけると、題材が見つかりやすくなります。

• この1年で、新しく始めたことや変えたことは何か
• 新しい設備や仕組みで、できるようになったことは何か
• お客様や地域から、よく相談されることは何か
• 会社の周年など、節目になる出来事はあるか
• 社員の挑戦や、働き方の工夫で話せることはあるか
• 地域の学校や団体と一緒に取り組んでいることはあるか

題材が決まったら、「誰にとって、なぜ今、意味があるのか」を一文で書いてみましょう。

一文で言えないときは、まだ切り口が固まっていないサインです。

プレスリリースの基本の構成

プレスリリースは、記者が短い時間で中身を判断できるように書くのが基本です。

冒頭に発表日、会社名、宛先（「報道関係者各位」など）を入れ、次の順で組み立てます。

タイトル

いちばん伝えたいことを、1行で言い切ります。「何が」「どう新しいのか」が分かる言葉を入れましょう。

「〜のお知らせ」だけのタイトルでは中身が伝わらず、読み飛ばされやすくなります。

リード（要約）

タイトルの下に、発表の要点を2〜3文でまとめます。いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、を押さえます。

リードだけ読めば全体が分かる状態が理想です。

本文

背景、具体的な内容、今後の予定の順に書くと、読み手が流れをつかみやすくなります。

数字や固有名詞は、事実として確認できるものだけを使います。専門用語は、一般の読者にも分かる言葉に言い換えましょう。

全体の長さは、A4で1〜2枚ほどに収めると読みやすくなります。

会社情報

会社名、所在地、代表者名、設立年、事業内容、ホームページのURLを載せます。

記者が会社の概要をすぐ確かめられるようにするためです。

問い合わせ先

担当者名、電話番号、メールアドレスをはっきり書きます。

発表後しばらくは、担当者が電話やメールにすぐ対応できるようにしておきましょう。

画像

商品や設備、人物などの写真があると、記事になったときの姿を想像してもらいやすくなります。

写真には短い説明を付け、記者が使いやすい形で用意します。人物が写る場合は、本人の了解を取っておきましょう。

プレスリリースの出し方の選択肢

出し方は1つではありません。届けたい相手と社内の手間に合わせて選び、組み合わせることもできます。

配信サービスを使う

登録されている媒体へ、まとめて届けられる方法です。有料・無料のサービスがあり、届く先や機能はサービスごとに違います。

配信先の多さより、自社の業界や地域に合う媒体に届くかを確かめて選びましょう。

記者クラブに資料を提供する

官公庁や経済団体などには、報道機関の記者が集まる記者クラブがあります。

受け付けの方法や時間、事前の申し込みが必要かどうかはクラブごとに違うため、提供する前に確認が必要です。

媒体に直接送る

地域の新聞やテレビ、業界紙、Webメディアなど、取り上げてほしい媒体に直接届ける方法です。

媒体が案内している情報提供の窓口を確認してから送ります。過去にどんな話題を取り上げているかを見ておくと、的外れになりにくくなります。

自社のホームページに載せる

どの方法で出す場合も、自社サイトのお知らせに同じ内容を載せておきましょう。

記者が詳しく調べたいときの確認先になり、取引先や求職者にも情報が届きます。

送る前に確認したいチェックリスト

一度送ったリリースは、取り消すのが難しいものです。送る前に、次の項目を確認しましょう。

• 日付・曜日・時間・場所に誤りがないか
• 会社名や商品名、人名の表記が正しいか
• 数字や表現に、誇張や確認できない内容がないか
• 取引先や協力先の名前を出す場合、相手の了解を得ているか
• 写真に写っている人や物について、公開の了解を取っているか
• 解禁日時（公開してよい日時）を指定する場合、はっきり書いているか
• 問い合わせ先の担当者が、発表後に対応できる体制になっているか
• 自社サイトに、詳しい情報を載せたページを用意しているか
• イベントの告知なら、媒体が予定を組めるよう日程に余裕をもって送るか

社内の確認は、窓口と決裁者の2人程度に絞ると、発表のタイミングを逃しにくくなります。

出した後は自社サイトとSNSでも発信する

リリースは、出して終わりではありません。メディアに取り上げられなくても、情報そのものの価値はなくなりません。

• 自社サイトのお知らせやブログに、背景や写真を加えて載せる
• SNSで、写真や短い動画とあわせて紹介する
• 営業資料や会社説明会の話題として使う
• 取引先へのメールや挨拶のきっかけにする

ホームページとSNSの役割の分け方は、SNSとホームページの役割の違いとは？集客につながる上手な連携方法で解説しています。

取材の依頼が来たときの準備

取材の依頼が来たら、日時、取材の内容、対応する人をすぐ社内で決めます。

話す内容のメモと、見せられる場所や物、写真を用意しておくと、当日に慌てずに済みます。

記事の内容を事前に確認できるとは限りません。話すことは、記事になってもよい情報だけにしましょう。

掲載された記事を自社サイトで紹介するときは、文章や写真をそのまま載せず、媒体の決まりを確認します。

反応がなかったときの振り返り

反応がなかった場合も、題材、タイトル、送り先、時期を振り返ると、次に活かせます。

1本で結果を求めず、発表のたびに少しずつ改善していきましょう。

取材につなげるための注意点

最後に、プレスリリースで気をつけたい点をまとめます。

掲載するかどうかは媒体が決める

どれだけ準備しても、記事にするかどうかは媒体の判断です。掲載を前提にした予定は立てないようにしましょう。

送った後に何度も掲載を頼む連絡をすると、相手の負担になります。問い合わせに丁寧に応えるほうが、次につながりやすくなります。

宣伝の言葉を並べない

「画期的」「革新的」といった言葉を根拠なく使うと、かえって信頼を損ねます。

事実と具体的な内容で伝えるほうが、記者にとって判断しやすいリリースになります。

自社で書くか、任せるか

社内に文章を書ける人がいて、題材もはっきりしているなら、自社で書いて出すこともできます。

「何がニュースか分からない」「書く時間がない」という場合は、題材選びや原稿づくりを外部に頼む方法もあります。

外部に任せられる範囲は、広報支援とは？中小企業が外注で任せられることと進め方・依頼先の選び方で紹介しています。

弊社でのプレスリリース作成については、広報支援のサービス紹介をご覧ください。

プレスリリースでよくある質問

小さな会社のプレスリリースでも読んでもらえますか？

会社の規模より、内容が読者にとって意味のある話かどうかが大切です。

題材に関心を持ちそうな地域の媒体や業界紙を選ぶと、目に留まりやすくなります。

プレスリリースはどのくらいの頻度で出せばいいですか？

決まった頻度はありません。発表する価値のある題材があるときに出しましょう。

日々の小さな話題は、プレスリリースより自社サイトやSNSでの発信が向いています。

配信サービスは使ったほうがいいですか？

多くの媒体に一度に届けたいときは便利ですが、使わなければいけないものではありません。

地域の話題なら、地元の媒体に直接届けるほうが合う場合もあります。

掲載されなかったら、出した意味はありませんか？

意味はあります。自社サイトやSNSに載せれば、取引先や求職者が会社を知る材料になります。

題材や書き方を振り返れば、次のリリースの精度も上がっていきます。

まとめ